Betriebskostenabrechnung: Fristen, Muster und alle Infos

Jährlich flattern viele Betriebskostenabrechnungen in die Haushalte und stellen Mieter oft vor einem Rätsel. Sie fragen sich, ob die Berechnung tatsächlich stimmt. Und auch Vermietern unterlaufen meist unbeabsichtigte Fehler bei der Aufstellung der Betriebskosten. 

Hier erfahren Sie, was alles in eine Betriebskostenabrechnung hinein gehört und welche Fristen einzuhalten sind. Wir stellen Ihnen Muster für die Betriebskostenabrechnung zur Verfügung und klären zudem, welche Kosten der Vermieter auf den Mieter umlegen darf und welche Posten unzulässig sind. Schließlich zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Abrechnung kontrollieren können. 

Lesen Sie, was beide Parteien unternehmen können, damit die Nebenkostenabrechnung nicht zum Streitthema wird.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Jeder Mieter einer Wohneinheit oder eines Gebäudes kommt mit der sogenannten Warmmiete auch für alle anfallenden Betriebskosten auf, die den jährlichen Verbrauch entsprechen. In der Betriebskostenabrechnung werden diese Ausgaben für einen Haushalt zusammengefasst und kalkuliert.  

Dabei werden die im umgangssprachlichen Sinne genannten Nebenkosten entweder nach dem tatsächlichen Verbrauch oder anteilig in Bezug auf alle Mietparteien ermittelt. Die Höhe der Kosten ergibt sich durch Multiplikation mit dem jeweiligen Preis (z. B. Strom), durch Gebühren (z. B. Müll) oder durch Rechnungen externer Firmen (z. B. Reinigungsfirma). Diese werden monatlich vorausgezahlt und können nach der Jahresabschlussrechnung entsprechend dem Verbrauch angepasst werden.

Muster & Vorlage für die Betriebskostenabrechnung

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Welche Betriebskosten gibt es?

Um eine einheitliche Regelung gewährleisten zu können, wurde im Rahmen des Mietrechts die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV) erstellt. Hier sind alle Ausgaben festgelegt, die in der Jahresabschlussrechnung aufgelistet werden. Unter diesem Begriff versteht man alle laufenden, in regelmäßigen Abständen entstehenden Aufwendungen, die zur Nutzung der Wohneinheit oder des Gebäudes und der dazugehörigen Nebengebäude und Außenanlagen notwendig sind.

Sind Strom und Wasser in den Betriebskosten enthalten?

Um eine Wohneinheit nutzen zu können, bedarf es einer Grundversorgung mit Strom, Wärme und Wasser. Diese Komponenten zählen zu den Betriebskosten. Weitere Kosten aus diesem Bereich sind z.B. die Leistungen eines Facility Managers, die Bereitstellung von Kabelfernsehen, die Müllabfuhr, die Straßenreinigung und die Gebäude- und Haftpflichtversicherung. Generell wird zwischen warmen und kalten Betriebskosten unterschieden.

Was sind warme Betriebskosten?

Zu den warmen Verbrauchskosten zählen alle Aufwendungen, die für Wärme in einer Wohneinheit sorgen. Das sind vor allem Heizungs- und Warmwasserkosten, die sich am tatsächlichen Verbrauch orientieren. 

Um den Wert für jede einzelne Wohneinheit ermitteln zu können, werden die Messgeräte an den Heizungen abgelesen. Dieser Verbrauchswert schlägt mit 50 bis 70 Prozent der warmen Betriebsasugaben zu Buche. Der übrige Teil von 30 bis 50 Prozent wird auf alle Mieter aufgeteilt. Der Verteiler- bzw. Umlageschlüssel ist dabei häufig die Wohnfläche. Auch indirekte Heizkosten wie z.B. der Schornsteinfeger werden zu den warmen Kosten gezählt.

Was sind kalte Nebenkosten?

Zu den warmen Verbrauchskosten kommen weitere Kosten wie Strom und Abwasser hinzu, die als kalte Nebenkosten gelten. In der Abrechnung werden nicht alle Kostenarten aufgeführt. Es hängt von der Gebäudesituation ab, ob z.B. ein Fahrstuhl, eine Waschküche oder ein Facility Manager vorhanden sind. Für größere Wohnanlagen können sich folglich deutlich mehr Einzelposten ergeben als bei einem Einfamilienhaus.

Was ist der Verteilerschlüssel?

Der sogenannte Verteilerschlüssel wird in der Regel zur Ermittlung der kalten Nebenkosten angewendet. Er berechnet sich aus der Anzahl der Bewohner oder der Größe der Wohneinheit. Hierfür muss die Wohnfläche in Quadratmetern für das Mietobjekt exakt angegeben sein. Der Verteilerschlüssel wird benötigt, um für alle Mietparteien in einem Gebäude die laufenden Kosten anteilig berechnen zu können. Dies betrifft im Mietrecht die Ausgaben für die Müllabfuhr, den Facility Manager oder den Aufzug. Welche Methode des Verteilerschlüssels infrage kommt, wird im Mietvertrag geregelt.

Welche Kosten sind keine Betriebskosten?

Es gibt Posten, die keine Betriebskosten darstellen und somit auch nicht in die Betriebskostenabrechnung aufgelistet werden dürfen. 

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Welche Fristen und Zeiträume gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebsaufwendungen werden in der Regel über einen Zeitraum von 12 Monaten kalkuliert. Dabei ist es unerheblich, wann der Abrechnungszeitraum beginnt. Üblicherweise bezieht sich diese auf ein Kalenderjahr. In der Praxis wird oft auch der Zeitraum zwischen dem 01. April und dem 31. März des Folgejahres verwendet. Die Abrechnungsdauer von 12 Monaten darf jedoch nicht überschritten werden. Ist der Abrechnungszeitraum abgeschlossen, muss innerhalb der nächsten 12 Monate die Verbrauchskostenrechnung erstellen und an die einzelnen Mieter laut Mietrecht weitergeleitet werden. 

Wie werden Betriebskosten berechnet?

Eine Betriebskostenabrechnung setzt sich aus einzelnen Posten zusammen, die verschiedenen Umlageschlüsseln (Verteilerschlüsseln) zugeordnet werden. So wird der jeweilige Wert abgelesen (z. B. Heizung und Wasser) oder nach einer vorgegebenen Einheit berechnet. Die Bereitstellung von Kabelfernsehen wird beispielsweise pro Mietpartei kalkuliert, wohingegen sich die Müllgebühren nach der Anzahl der Personen richtet.

Alle Einzelposten werden addiert und ergeben die Höhe der Betriebskosten. Eine Beispielrechnung: 

Kostenart
Betrag
Überschuss (Ihr Guthaben)
222,52 €
Kosten für Facility Manager
230,25 €
Kabelgebühren
25,36 €
Gartenpflege
36,23 €
Müllgebühren
134,16 €
Kosten für Strom/ Wasser
723,58 €
Aufzug Wartung
50,16 €
Heizkosten/ Wartung
500,00 €
Wohngebäudeversicherung
56,00 €
Gebäude-Haftpflicht-Versicherung
5,97 €
Glasversicherung
10,55 €
Gebäudebrandversicherung
39,95 €
Schädlingsbekämpfung
4,67 €
Wartung für Rauchmelder
23,00 €
Grundsteuer Musterstadt
457,60 €
Summe
2.297,48 €

Welche Fristen gelten für eventuelle Nachzahlungen?

Nach der Berechnung kann sich ein geringerer oder ein gestiegener Verbrauch ergeben. Liegt der Verbrauch höher als bisher zugrunde gelegt, weist die Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung aus. Der Mieter ist nun verpflichtet, diese innerhalb eines Monats zu begleichen. 

Sind die geleisteten Vorauszahlungen für die Warmmiete höher, ist ein Guthaben entstanden. Dieses kann verrechnet oder ausbezahlt werden. Auch für den Vermieter gilt gemäß Mietrecht eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Hohe Betriebskosten - was tun?

Nicht selten haben Mieter den Eindruck, die Abrechnung sei zu hoch ausgefallen. Doch ist das auch so? Dieser Frage kann gezielt nachgegangen werden. Zunächst empfehlen wir eine Kontaktaufnahme mit dem Vermieter. Er kann Ihnen die Berechnung am besten erläutern.

Nebenkostenabrechnung

Auskunft des Vermieters

Der Vermieter ist der erste Anlaufpunkt bei Fragen rund um die Betriebskostenabrechnung. Manchmal verbergen sich Zahlendreher sowie uneindeutige Zuordnungen, die durch ein Gespräch geklärt werden können. Sollten Posten vorhanden sein, deren Beträge vermutlich zu hoch sind, kann der Mieter die entsprechenden Belege anfordern. 

Der Vermieter sollte eindeutig nachweisen können, ob der Punkt gerechtfertigt ist oder mögliche Fehler korrigieren. Ist er nicht gewillt zur Klärung beizutragen, muss der Mieter die Abrechnung weder akzeptieren noch eine Nachforderung bezahlen. 

Möglichkeit zum Widerspruch

Laut Gesetzgeber besteht für Mieter die Möglichkeit, innerhalb von 12 Monaten gegen eine Betriebskostenabrechnung einen Widerspruch einzureichen. Der Abrechnungszeitraum beginnt ab Erhalt der Rechnung. Ein Widerspruch kann sich sowohl auf eine vermutlich falsche Berechnung als auch auf Formfehler bei der Ausstellung des Schriftstücks beziehen. 

Welche Folgen hat eine erhöhte Abrechnung?

Eine erhöhte Jahresabrechnung kann sich aufgrund zweier Aspekte ergeben. Zum einen aufgrund steigender Preise durch Marktanpassungen. Dazu zählen Strompreise oder die Ausgaben für Hausmeistertätigkeiten (z.B. Lohnerhöhung). Zum anderen kann auch der tatsächliche Verbrauch für Warmwasser und Heizung, aber auch für Strom und Abwasser gestiegen sein. 

Kleine Abweichungen zum Vorjahr verursachen dabei selten eine Erhöhung der Vorauszahlungen. Sollte der Verbrauch, etwa bei Familienzuwachs deutlich angestiegen sein, so wird eine Anpassung erfolgen.

Ist eine Erhöhung der Kosten trotz Widerspruch erlaubt?

Sollten Sie als Mieter Widerspruch eingelegt haben, müssen Sie bis zur Klärung des Vorfalls unter Vorbehalt die veranschlagten Nachzahlungen überweisen. Wird dem Widerspruch stattgegeben, ist der Vermieter verpflichtet, eine neue Abrechnung aufzustellen. Eventuell zu viel geleistete Zahlungen werden daraufhin zurückerstattet. 

Trotz eingelegten Widerspruch können die monatlichen Kosten für den nächsten Zeitraum anpasst werden. Sollte sich ein Mehrverbrauch ergeben haben, darf die Warmmiete erhöht werden. 

Wann ist die Abrechnung formal korrekt?

Um eine rechtlich einwandfreie Abrechnung erstellen zu können, muss jeder Vermieter einige Formalitäten beachten. Eventuelle Abweichungen erlauben dem Mieter in Widerspruch zu gehen. Die Frist zur Einreichung des Widerspruchs beträgt 12 Monate. Aus diesem Grund sollten Sie als Vermieter das Schriftstück auf Flüchtigkeits- und Formfehler prüfen.

Neben dem korrekten Abrechnungszeitraum und der fristgerechten Zustellung der Rechnung gehören folgende Punkte zu den formal notwendigen Angaben:

Betriebskostenabrechnung prüfen - warum?

Laut Schätzung des Deutschen Mieterbundes könnte jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft sein. Als Vermieter tragen Sie die Sorgfaltspflicht bei der Abrechnung, weshalb ein zweiter Blick auf die Berechnung empfehlenswert ist. Auch unbeabsichtigte Fehler können beim Mieter Unmut hervorrufen. 

Es gibt allerdings auch Fälle, bei denen nicht umlagefähige Kosten abrechnet werden. Deshalb raten wir jedem Mietern, die Berechnung zu kontrollieren und mit dem Vorjahresbescheid zu vergleichen. Eventuelle Fehler können mit dem Vermieter geklärt werden, was unter Umständen bares Geld spart.

Überprüfung der Betriebskosten

Wie kann ich eine Betriebskostenabrechnung prüfen?

Mitunter werden höhere Umlagen auf die Mieter verteilt. Die dazugehörige Rechnung gibt Auskunft, ob dies gerechtfertigt ist. Um dies kontrollieren zu können, darf der Mieter Einsicht in die Rechnungsunterlagen fordern. Fallen beispielsweise die Ausgaben für die Reinigung des Gebäudes deutlich höher aus als im Vorjahr, muss Ihnen der Vermieter die entsprechenden Rechnungen vorlegen. 

Eine gemeinsame Prüfung der Rechnung mit Vermieter und Mieter ist grundsätzlich zu empfehlen, um eventuelle Missverständnisse klären zu können. 

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