Betriebskostenabrechnung

Wann ist die Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Jährlich flattern Hunderttausende Betriebskostenabrechnungen in die Haushalte und stellen manchen Mieter vor ein Rätsel. Sie fragen sich, ob die Abrechnung tatsächlich stimmt. Und auch Vermietern unterlaufen mitunter, meist unbeabsichtigte Fehler bei der Aufstellung der Betriebskosten. Bei uns erfahren Sie, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und welche Posten unzulässig sind. 

Lesen Sie weiterhin, was sowohl Mieter als auch Vermieter unternehmen können, damit die verbrauchten Nebenkosten nicht zum Streitthema werden.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Jeder Mieter einer Wohnung oder eines Hauses kommt mit der sogenannten Warmmiete auch für alle anfallenden Betriebskosten auf, die pro Jahr verbraucht werden. In der Betriebskostenabrechnung werden diese Kosten für einen Haushalt zusammengefasst und abgerechnet. 

Dabei werden die im umgangssprachlichen Sinne genannten Nebenkosten entweder nach dem tatsächlichen Verbrauch oder anteilig in Bezug zu allen Mietparteien ermittelt. Die Höhe der Nebenkosten ergibt sich dann durch Multiplikation mit dem jeweiligen Preis (z. B. Strom), durch zugrundeliegenden Gebühren (z. B. Müll) oder durch Rechnungen externer Firmen (z. B. Reinigungsfirma). Nebenkosten werden monatlich vorausgezahlt und können nach der jährlichen Abrechnung entsprechend dem Verbrauch angepasst werden.

Betriebskostenabrechnung Vorlage & Muster für Vermieter

Welche Betriebskosten gibt es?

Um eine einheitliche Regelung für alle Mieter gewährleisten zu können, wurde die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV) erstellt. Dort sind alle Kosten festgelegt, die in der jährlichen Abrechnung aufgelistet sein dürfen. Unter den Betriebskosten versteht man alle laufenden, in regelmäßigen Abständen entstehende Kosten, die zur Nutzung der Wohnung oder des Hauses und der dazugehörigen Nebengebäude und Außenanlagen notwendig sind.

Sind Strom und Wasser in den Betriebskosten enthalten?

Um eine Wohneinheit ihrer Entsprechung wegen nutzen zu können, bedarf es einer Grundversorgung mit Strom, Wärme und Wasser. Diese Komponenten zählen daher selbstverständlich zu den Betriebskosten. Weitere Kosten in diesem Bereich sind beispielsweise die Leistungen eines Hausmeisters, die Bereitstellung von Kabelfernsehen, die Müllabfuhr, die Straßenreinigung und die Gebäude- und Haftpflichtversicherung. Generell wird zwischen warmen und kalten Betriebskosten unterschieden.

Was sind warme Betriebskosten?

Wie sich an der Bezeichnung bereits ableiten lässt, zählen zu den warmen Verbrauchskosten alle Kosten, die für Wärme in einer Wohneinheit sorgen. Das sind vor allem Heizungs- und Warmwasserkosten. Sie sind auch die einzigen Betriebskosten, die sich am tatsächlichen Verbrauch orientieren. 

Um den Wert für jede einzelne Wohneinheit ermitteln zu können, werden die Messgeräte an den Heizungen abgelesen. Dieser Verbrauchswert schlägt mit 50 bis 70 Prozent der warmen Betriebskosten zu Buche. Der daraufhin übrige Teil von 30 bis 50 Prozent wird auf alle Mieter im Haus aufgeteilt. Der Verteiler- bzw. Umlageschlüssel ist dabei häufig die Wohnfläche. Auch indirekte Heizkosten, wie der Schornsteinfeger, werden zu den warmen Nebenkosten gezählt.

Was sind kalte Betriebskosten?

Zu den warmen Verbrauchskosten kommen viele weitere Betriebskosten, wie Strom und Abwasser, hinzu, die als kalte Betriebskosten gelten. Nun werden nicht in jeder Betriebskostenabrechnung alle Kostenarten aufgeführt. Es hängt selbstverständlich von der Gebäudesituation ab, ob beispielsweise ein Fahrstuhl, eine Waschküche oder ein Hausmeister abgerechnet werden können. Daraus lässt sich schließen, dass sich für größere Wohnanlagen deutlich mehr Einzelposten ergeben können als bei einem Einfamilienhaus.

Folgende kalte Nebenkosten können abgerechnet werden:

  • Wasser und Abwasser,
  • Strom und/oder Gas,
  • Müllabfuhr,
  • gemeinschaftlich genutzte Bereiche (z. B. Aufzug oder Waschküche),
  • gemeinschaftlich genutzte Dienstleistungen (z. B. Gebäudereinigung, Pflege der Grünanlagen und Hausmeister),
  • Kabel- und Antennenanschluss,
  • Versicherung (z. B. Gebäude, Haftpflicht),
  • Grundsteuer sowie
  • sonstige Betriebskosten.

Was ist der Verteilerschlüssel?

Der sogenannte Verteilerschlüssel wird in der Regel zur Ermittlung der kalten Nebenkosten angewendet. Er berechnet sich aus der Anzahl der Bewohner oder der Größe der Wohnung. Deshalb muss die Wohnfläche in Quadratmetern für das Mietobjekt exakt angegeben sein. Der Verteilerschlüssel wird benötigt, um für alle Mietwohnungen in einem Gebäude alle laufenden Kosten anteilig berechnen zu können. Dies bezieht sich beispielsweise auf die Kosten für die Müllabfuhr, den Hausmeister oder den Aufzug. Welche Methode des Verteilerschlüssels infrage kommt, steht im jeweiligen Mietvertrag.

Welche Kosten dürfen nicht in die Betriebskostenabrechnung?

Diese Kosten stellen keine Betriebskosten dar:

  • für Hausverwaltung,
  • Kontoführungs- und sonstige Bankgebühren,
  • zur Beseitigung von Ungeziefer,
  • zur Anschaffung von Utensilien, wie Müllbehältern, Schneeschiebern, Briefkastenanlagen,
  • für Instandhaltungskosten sowie Reparaturarbeiten im und am Gebäude,
  • zur Umlage von Mietausfällen durch leerstehende Wohnungen und
  • für die Neugestaltung oder Umgestaltung von Außenanlagen (z. B. Gehweg, Garten)

Welche Fristen und Zeiträume gelten?

Die Betriebskosten werden vom Vermieter in der Regel über einen Zeitraum von 12 Monaten abgerechnet. Dabei ist es unerheblich, wann der Abrechnungszeitraum beginnt. Normalerweise wird sich die Abrechnung auf ein Kalenderjahr beziehen, es könnte aber auch die Zeit zwischen dem 01. April und dem 31. März sein. Zu beachten ist nur, dass 12 Monate nicht überschritten werden dürfen. Ist das Abrechnungsjahr abgeschlossen, muss der Vermieter innerhalb der nächsten 12 Monate die Verbrauchskostenabrechnung erstellen und an die einzelnen Mieter weiterleiten.

Wie wird die Betriebskostenabrechnung berechnet?

Eine Betriebskostenabrechnung setzt sich aus einzelnen Posten zusammen, die verschiedenen Umlageschlüsseln (Verteilerschlüsseln) zugeordnet werden. So wird der jeweilige Wert abgelesen (z. B. Heizung und Wasser) oder nach einer vorgegebenen Einheit berechnet. Die Bereitstellung von Kabelfernsehen wird beispielsweise pro Wohnung abgerechnet, wohingegen sich die Müllgebühren nach der Anzahl der Mieter in der Wohnung richtet.

Folgende Umlageschlüssel sind möglich:

  • nach Verbrauch,
  • nach Anzahl der Personen,
  • nach der Wohnfläche (Umlage entsprechend der Quadratmeterzahl) und
  • nach Wohneinheit.

Alle Einzelposten werden abschließend addiert und ergeben die Höhe der Betriebskosten für ein Jahr, wie Sie an unserer Beispielrechnung sehen können.

KostenartBetrag
Kosten für Hausmeister230,25 €
Kabelgebühren25,36 €
Gartenpflege36,23 €
Müllgebühren134,16 €
Strom/Wasser723,58 €
Aufzug Wartung50,16 €
Heizkosten/ Wartung500,00 €
Wohngebäudeversicherung56,00 €
Gebäude Haftpflict Versich.5,97 €
Glasversicherung10,55 €
Gebäudebrandversicherung39,95 €
Schädlingsbekämpfung4,67 €
Wartungskosten für Rauchmelder23,00 €
Grundsteuer Musterstadt457,60 €
Summe2.297,48 €
Überschuss (Ihr Guthaben)222,52

Welche Fristen gelten für eventuelle Nachzahlungen?

Nach der Abrechnung für ein komplettes Jahr können sich ein geringerer oder ein gestiegener Verbrauch ergeben. Liegt der Verbrauch höher als bisher zugrunde gelegt wurde, weist die Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung aus. Der Mieter ist nun verpflichtet, diese innerhalb eines Monats zu begleichen. 

Hat der Mieter dagegen im Vergleich zu den geleisteten Vorauszahlungen im Rahmen der Warmmiete zu viel bezahlt, ist ein Guthaben entstanden. Dieses kann verrechnet oder ausbezahlt werden, so wie es mit dem Vermieter vereinbart wurde. Auch für den Vermieter gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung zu hoch ist?

Nicht selten kommt es Mietern so vor, als wäre die Nebenkostenabrechnung zu hoch ausgefallen. Doch ist das auch immer so? Dieser Frage kann gezielt nachgegangen werden. Zunächst empfehlen wir eine Kontaktaufnahme mit dem Vermieter. Er kann Ihnen die Berechnung am besten erläutern.

Nebenkostenabrechnung

Auskunft des Vermieters

Vor allem bei reinen Verständnisfragen ist der Vermieter der erste Anlaufpunkt. Manchmal verbergen sich Schreibfehler oder Zahlendreher in der Betriebskostenabrechnung sowie uneindeutige Zuordnungen, die durch ein Gespräch geklärt werden können. Sollten Posten vorhanden sein, deren Beträge vermutlich zu hoch sind, kann sich der Mieter die entsprechenden Belege vom Vermieter zeigen lassen. 

Daraufhin kann der Vermieter eindeutig nachweisen, dass der Punkt gerechtfertigt ist oder einen möglichen Fehler korrigieren. Ist der Vermieter nicht gewillt, zur Klärung beizutragen, muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung weder akzeptieren noch eine Nachforderung bezahlen.

Möglichkeit zum Widerspruch

Laut dem Gesetzgeber besteht für Mieter auch die Möglichkeit, innerhalb eines Jahres gegen eine Betriebskostenabrechnung einen Widerspruch einzureichen. Der Zeitraum von 12 Monaten beginnt ab Erhalt der Abrechnung. Ein Widerspruch kann sich sowohl auf eine vermutlich fehlerhafte Berechnung als auch auf Formfehler bei der Ausstellung des Schriftstücks beziehen. Lesen Sie dazu bitte weiter unten.

Welche Folgen hat eine im Vergleich zum Vorjahr erhöhte Abrechnung?

Eine erhöhte Abrechnung der Nebenkosten kann sich auf zweierlei Arten ergeben. Zum einen steigen verschiedene Kosten durch Marktanpassungen. Dazu zählen beispielsweise Strompreise oder die Ausgaben für Hausmeistertätigkeiten aufgrund von Lohnerhöhungen. Zum anderen kann auch der tatsächliche Verbrauch der warmen Betriebskosten (Heizung, Warmwasser), aber auch der kalten Verbrauchskosten (Strom, Abwasser) steigen. 

Kleine Abweichungen vom Vorjahr verursachen dabei selten eine Erhöhung der Vorauszahlungen. Sollte der Verbrauch, etwa bei Familienzuwachs, deutlich angestiegen sein, so wird eine Anpassung erfolgen.

Ist die Erhöhung der Betriebskosten trotz Widerspruchs erlaubt?

Sollten Sie als Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung eingelegt haben, müssen Sie bis zur Klärung des Vorfalls unter Vorbehalt die veranschlagten Nachzahlungen überweisen. Wird dem Widerspruch stattgegeben, ist der Vermieter verpflichtet, eine neue Abrechnung aufzustellen. Vom Mieter eventuell zu viel geleistete Zahlungen werden daraufhin zurückerstattet. 

Es ist dem Vermieter trotz eingelegten Widerspruchs gestattet, für das kommende Jahr die monatlichen Nebenkosten anzupassen. Sollte die Abrechnung der Betriebskosten einen Mehrverbrauch ergeben haben, darf er die Warmmiete erhöhen.

Wann ist die Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Um eine rechtlich einwandfreie Abrechnung erstellen zu können, muss jeder Vermieter einige Formalitäten beachten. Eventuelle Abweichungen erlauben dem Mieter in Widerspruch zu gehen. Die Frist zur Einreichung des Widerspruchs beträgt 12 Monate. Aus diesem Grund sollten Sie als Vermieter das Schriftstück noch einmal genau überprüfen, um Flüchtigkeits- und Formfehler zu vermeiden.

Neben dem korrekten Abrechnungszeitraum und dem fristgerecht zuzustellenden Original der Nebenkostenabrechnung gehören folgende Punkte zu den formal notwendigen Angaben:

  • genaue Aufstellung der Betriebskosten,
  • nachvollziehbare Berechnung der Kosten,
  • genaue Angabe der Quadratmeterzahl Ihrer Wohnung sowie
  • korrekte Angabe des Verteilerschlüssels, wie er im Mietvertrag steht.

Warum sollte sie überprüft werden?

Laut Schätzung des Deutschen Mieterbundes könnte jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft sein. Als Vermieter tragen Sie die Sorgfaltspflicht bei der Abrechnung der Nebenkosten, weshalb ein zweiter Blick auf das Dokument empfehlenswert ist. Auch unbeabsichtigte Fehler können beim Mieter Unmut hervorrufen. 

Es gibt allerdings auch Vermieter, die versuchen, nicht umlagefähige Betriebskosten abzurechnen. Deshalb raten wir auch den Mietern, ihre Abrechnung zu überprüfen und mit dem Vorjahresbescheid zu vergleichen. Fehler in der Nebenkostenabrechnung können danach mit dem Vermieter geklärt werden, was unter Umständen bares Geld spart.

Überprüfung der Betriebskosten

Dürfen Mieter Rechnungen beim Vermieter einsehen, die für die Nebenkostenabrechnung von Bedeutung sind?

Mitunter werden höhere Umlagen auf die Mieter verteilt als die dazugehörige Rechnung aufweist. Um dies überprüfen zu können, dürfen Mieter Einsicht in Rechnungsunterlagen fordern. Fallen beispielsweise die Kosten einer Firma, die zur Reinigung des Gebäudes beauftragt wurde, deutlich höher aus als im Vorjahr, muss Ihnen der Vermieter die entsprechenden Rechnungen heraussuchen. 

In seinem Büro können Sie gemeinsam die Nebenkostenabrechnung prüfen. Ein verantwortungsbewusster Vermieter wird Ihnen in diesem Fall gern entgegenkommen, um die Anschuldigungen aus der Welt zu schaffen.

Lesen Sie jetzt auch:

Ratgeber

So verkaufen Sie Ihre Wohnung erfolgreich!

Ratgeber

Was ist meine Wohnung aktuell wert?

Ratgeber

Was ist Ihr Haus aktuell wert?

Ratgeber

Was ist das & wozu braucht man eine Mieterselbstauskunft?

Ratgeber

Welche Vorteile ergeben sich aus dieser?

Ratgeber

Was ist das & was kostet ein Grundstück mit Erbbaurecht?

Bildquellen: © Expect Best – pexels | © fizkes – stock.adobe | © thodona – stock.adope | ©  Sashkin – stock.adobe | © contrastwerkstatt – stock.adope | © js-photo – stock.adope | © Free-Photos – pixabay @ contrastwerkstatt – stock.adobe | @ Free-Photos – pixabay