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Betriebskosten­abrechnung: Wie Sie diese lesen, verstehen & erstellen können

Autor: Marc Seiberth   –   Aktualisiert: 10

Vermieter haben die Aufgabe, jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen und diese fristgerecht an den Mieter weiterzuleiten. Für viele Mieter ist diese Abrechnung oft eine undurchdringliche Sammlung von Zahlen und sie fragen sich, was all die Angaben bedeuten. In diesem Ratgeber erfahren beide Seiten, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt und welche nicht in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden dürfen. Lesen Sie zudem, welche Richtlinien und Fristen zu beachten sind, damit die Abrechnung formal richtig ist.

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Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Sobald eine Wohnung oder ein Haus vermietet wird, werden zusätzlich zur Miete die für das Objekt anfallenden Betriebskosten ermittelt und aufgeschlüsselt in der jährlichen Betriebskostenabrechnung zusammengefasst. Im umgangssprachlichen Sinne sprechen viele Menschen von den Nebenkosten, zu denen beispielsweise Wasser und Abwasser, Strom oder Müllgebühren zählen. Die Höhe einiger Betriebskosten wird anhand des Verbrauchs in vergangenen Abrechnungszeiträumen und in Abhängigkeit der dazugehörigen Preise ermittelt. So werden beispielsweise die anteiligen Stromkosten berechnet. Anderen Betriebskosten liegen Gebühren (z. B. Müll, Gebäudeversicherung) oder Rechnungen (z. B. Reinigungsfirma) zugrunde. All diese Betriebskosten werden monatlich zur sogenannten Kaltmiete hinzugerechnet. Dies ergibt die komplette Miete, auch Warmmiete genannt.

Sollte die Betriebskostenabrechnung für ein komplettes Jahr einen Überschuss aufweisen, wurden weniger Betriebskosten benötigt. Der zuviel bezahlte Anteil muss daraufhin erstattet werden. Ist der Verbrauch allerdings gestiegen, wird eine Nachzahlung fällig.

Betriebskostenabrechnung Vorlage & Muster für Vermieter

Wir bieten unseren Lesern kostenfrei Muster bzw. eine Excel-Vorlage für die Abrechnung zum Download an. Diese Vorlagen werden Sie benötigen, wenn Sie ohne einen Hausverwalter eine Wohnung oder ein Haus vermieten. Übertragen Sie die kosten in die Tabelle, welche Sie im Mietvertrag als umlagefähig deklariert haben.

Anschreiben Abrechnung – Muster
Abrechnung – Excel-Vorlage

Welche Betriebskosten gibt es in der Betriebskostenabrechnung?

Welche Betriebskosten in der Abrechnung aufgelistet sein dürfen, regelt die sogenannte Betriebskostenverordnung (BetrKV). Ganz allgemein sind Betriebskosten laufende, in regelmäßigen Abständen entstehende Kosten, die bei der Nutzung der Wohnung oder des Hauses und der dazugehörigen Nebengebäude und Außenanlagen anfallen. Es wird zwischen warmen und kalten Betriebskosten unterschieden.

Was versteht man unter warmen Betriebskosten?

Hierzu zählen alle Kosten, die für Wärme in einer Wohnung sorgen, in erster Linie die Kosten für Heizung und Warmwasser. Diese werden in der Betriebskostenabrechnung gesondert aufgeführt, weil sie sich am tatsächlichen Verbrauch orientieren. Dazu werden jährlich die Messgeräte an den Heizungen abgelesen. Dieser Verbrauchswert wird mit 50 – 70 Prozent in die warmen Betriebskosten eingerechnet. Die restlichen 30 – 50 Prozent darf der Vermieter auf alle Mieter im Haus umlegen. Dabei wird häufig die Quadratmeterzahl der Wohnung berücksichtigt. Auch indirekte Heizkosten, wie der Schornsteinfeger, werden zu den warmen Betriebskosten gezählt.

Betriebskostenabrechnung

Zum Bild: Zu den warmen Betriebskosten gehören: Heizung & Warmwasser.

Welche sind die kalten Betriebskosten?

Alle weiteren anfallenden Verbrauchskosten werden zu den kalten Betriebskosten gezählt und in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen.

Man unterscheidet dabei zwischen:

  • Wasser und Abwasser,
  • Strom und/oder Gas,
  • gemeinsam genutzte Bereiche, wie Aufzug, Waschküche,
  • gemeinsam genutzte Dienstleistungen, wie Gebäudereinigung, Pflege der Grünanlagen und Hausmeister,
  • Müllabfuhr,
  • Kabel- und Antennenanschluss,
  • Gebäude- und Haftpflichtversicherung,
  • Grundsteuer und
  • sonstige Betriebskosten.

Nicht alle oben aufgeführten Kosten werden Sie in jeder Betriebskostenabrechnung finden. Es hängt selbstverständlich davon ab, welche Ausstattungen zu dem Gebäude gehören, in dem sich die Wohnung befindet. Nicht jedes Haus besitzt einen eigenen Fahrstuhl oder einen Hausmeister. Vor allem dann, wenn ein komplettes Einfamilienhaus oder eine Wohnung in einem kleinen Mehrfamilienhaus vermietet wird, fallen andere Betriebskosten an als in Hochhäusern.

Die kalten Betriebskosten werden in der Regel für jede einzelne Wohnung durch den sogenannten Verteilerschlüssel berechnet. Dafür wird die bereits erwähnte Quadratmeterzahl der Wohnung oder die Anzahl der Bewohner zugrundegelegt. Welche Methode angewandt wird, kann im Mietvertrag nachgelesen werden.

Hinweis:
Werden sonstige Betriebskosten in der Abrechnung aufgeführt, müssen auch diese konkret benannt und aufgeschlüsselt werden.

Welche Kosten dürfen nicht in die Betriebskostenabrechnung?

Nicht regelmäßige und unerwartete Kosten können in der Betriebskostenabrechnung nicht abgerechnet werden. Sollten Sie als Vermieter unsicher sein, ob ein Posten unter diese Kategorie fällt, können Sie in der Betriebskostenverordnung nachlesen oder einen erfahrenen Immobilienmakler fragen.

Zu diesen nicht auf die Mieter umlegbaren Kosten gehören beispielsweise Kosten:

  • für eine Hausverwaltung,
  • für die Kontoführung und sonstige Bankgebühren,
  • zur Beseitigung von Ungeziefer,
  • zur Anschaffung von Müllbehältern, Schneeschiebern, Briefkastenanlagen und ähnlichen Utensilien,
  • für Instandhaltungskosten von Reparaturarbeiten im und am Gebäude,
  • zur Umlage von Mietausfällen durch leerstehende Wohnungen und
  • für die Neugestaltung oder Umgestaltung von Außenanlagen (z. B. Gehweg, Garten).
Hinweis:
Sollten Fragen zur Betriebskostenabrechnung im Raum stehen, so kann die Einsicht in die entsprechenden Belege und Unterlagen diese Fragen zwischen Vermieter und Mieter einwandfrei klären.

In welchem Zeitraum muss die Betriebskostenabrechnung durch den Vermieter erfolgen?

Ein Vermieter rechnet die Betriebskosten in der Regel über einen Zeitraum von 12 Monaten ab. In vielen Fällen erfolgt die Betriebskostenabrechnung vom 01. Januar bis zum 31. Dezember. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig. Es ist beispielsweise auch ein Zeitraum vom 01. April bis zum 31. März möglich. Allerdings dürfen 12 Monate nicht überschritten werden.

Ist ein komplettes Abrechnungsjahr durchlaufen, hat der Vermieter bis zu 12 Monate Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und an den Mieter weiterzuleiten. Bei einer eventuell anstehenden Nachforderung ist der Mieter verpflichtet, diese innerhalb eines Monats zu begleichen. Ausgewiesenes Guthaben kann durch den Vermieter verrechnet oder ausbezahlt werden, so wie es zwischen den Parteien vereinbart wurde.

Hinweis:
Sollte die Betriebskostenabrechnung nicht rechtzeitig (innerhalb von 12 Monaten) verschickt werden, muss der Mieter auch keine Nachzahlung leisten, sofern dies der Fall gewesen wäre. Hat er dagegen einen Anspruch auf Erstattung von Betriebskosten, ist der Vermieter dennoch verpflichtet, diese auszuzahlen.

Was passiert, wenn ein Mieter mit der Betriebskostenabrechnung nicht einverstanden ist?

Haben Sie als Mieter lediglich Fragen zum Verständnis der einzelnen Posten können Sie mit Ihrem Vermieter Kontakt aufnehmen, um diese Punkte klären zu können. Manchmal verbergen sich Schreibfehler oder Zahlendreher in der Abrechnung sowie uneindeutige Zuordnungen, die durch ein Gespräch ganz leicht aus der Welt geschafft werden können.

Betriebskostenabrechnung

Sollte ein Posten auffallen, deren Beträge zu hoch sind, wird der Vermieter Ihnen gern alle entsprechenden Belege zeigen, um nachzuweisen, dass der Posten korrekt ist. Kommen Sie als Vermieter diesem Wunsch zur Klärung nicht nach, müssen Sie damit rechnen, dass der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptiert und eine eventuell vorliegende Nachforderung dadurch nicht bezahlen muss.

Prinzipiell hat der Mieter auch die Möglichkeit einen Widerspruch einzulegen. Dafür stehen ihm wiederum 12 Monate ab Erhalt der Abrechnung zur Verfügung. Dies gilt auch dann, wenn die vorliegende Abrechnung formal inkorrekt ist. Lesen Sie dazu bitte den weiter unten folgenden Abschnitt „Welche weiteren Richtlinien müssen in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden?“.

Welche Folgen hat eine im Vergleich zum Vorjahr erhöhte Betriebskostenabrechnung?

Sind vor allem die warmen Betriebskosten oder der Verbrauch von Strom und Wasser deutlich gestiegen, so wird ein Vermieter vermutlich die Vorauszahlung der monatlichen Nebenkosten erhöhen. Dieser Schritt wird insbesondere dann notwendig, wenn der Verbrauch, beispielsweise durch Zuwachs der Familie, um einen beachtlichen Wert gestiegen ist. Kleine Abweichungen führen in der Regel nicht zur Erhöhung der sogenannten Warmmiete.

Hinweis:
Sollte ein Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung vorliegen, ist der Mieter dennoch verpflichtet, die veranschlagten Nachzahlungen zu leisten, bis es zur Klärung des Vorfalls kommt. Wird dem Widerspruch zugestimmt, muss diese geändert werden. Eventuell zuviel gezahlte Kosten werden dann selbstverständlich zurückerstattet.

Trotz eingelegten Widerspruchs kann der Vermieter auch für die nächsten 12 Monate die laufenden Nebenkosten erhöhen, falls die Betriebskostenabrechnung ergeben hat, dass ein Mehrverbrauch zugrunde liegt.

Sind im vergangenen Abrechnungsjahr auch andere Kosten gestiegen, beispielsweise der Strompreis oder die Ausgaben für den Hausmeister, so wird die Betriebskostenabrechnung ebenfalls höher ausfallen als im Vorjahr. Auch in diesem Fall kann es zur Erhöhung der monatlichen Betriebskosten kommen.

Welche weiteren Richtlinien müssen in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden?

Um eine rechtlich einwandfreie Betriebskostenabrechnung erstellen zu können, muss ein Vermieter einige Formalitäten beachten. Dazu zählen neben dem korrekten Abrechnungszeitraum und dem fristgerecht zuzustellenden Original  folgende Punkte:

  • genaue Aufstellung der Betriebskosten,
  • nachvollziehbare Berechnung der Betriebskosten,
  • genaue Angabe der Quadratmeterzahl Ihrer Wohnung sowie
  • korrekte Angabe des Verteilerschlüssels, wie er im Mietvertrag steht.

Der sogenannte Verteilerschlüssel berechnet sich in den meisten Fällen aus der Anzahl der Bewohner oder der Größe Ihrer Wohnung. Deshalb muss die Quadratmeterzahl für das Mietobjekt auch korrekt angegeben sein. Dieser Wert wird benötigt, um für alle Mietwohnungen in einem Gebäude alle laufenden Kosten anteilig berechnen zu können. Dies bezieht sich beispielsweise auf die Kosten für die Müllabfuhr, den Hausmeister oder den Aufzug.

Sollte es bei der Abrechnung Abweichungen von den notwendigen Formalitäten geben, kann ein Mieter in Widerspruch gehen. Die Frist zur Einreichung des Widerspruchs beträgt 12 Monate. Aus diesem Grund sollten Vermieter auf eine akkurat zusammengestellte Abrechnung setzen.

Warum sollte die Betriebskostenabrechnung überprüft werden?

Eine Betriebskostenabrechnung wird in vielen Fällen nicht korrekt erstellt und sollte deshalb stets von beiden Seiten überprüft werden. Der Deutsche Mieterbund geht sogar davon aus, dass jede zweite Abrechnung Fehler enthält. Vermieter sollten deshalb mit großer Sorgfalt an die Erstellung der Abrechnung gehen, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.

Betriebskostenabrechnung

Mitunter fällt sie höher aus als veranschlagt wurde. Dies kann verschiedene Ursachen haben, wie gestiegene Preise, höhere Personalkosten oder neue Verträge. Wurde beispielsweise eine andere Reinigungsfirma als bisher zur regelmäßigen Säuberung der Hausflure beauftragt, kann der anfallende Rechnungsbetrag, der auf alle Mietwohnungen verteilt wird, deutlich höher liegen als bisher. Möchten ein Mieter die in der Betriebskostenabrechnung aufgelisteten Kosten mit der zugrundeliegenden Rechnung überprüfen, so darf er jederzeit Einsicht in die Rechnungsunterlagen fordern. Der Vermieter wird zur Klärung des Sachverhalts die entsprechenden Dokumente in seinem Büro zeigen.

Hinweis:
Ein Mieter darf Rechnungen und andere Belege, wie Versicherungspolicen oder Verträge, die mit der Betriebskostenabrechnung in Zusammenhang stehen, nicht nur einsehen, sondern auch einscannen, kopieren oder fotografieren.

Damit es in Fragen der Betriebskostenabrechnung zwischen Vermieter und Mieter nicht zu großen Problemen kommt, sollte die Abrechnung unter Berücksichtigung der Betriebskostenverordnung sorgfältig erstellt und Mietern jederzeit die Möglichkeit eingeräumt werden, Einsicht in dazugehörige Dokumente zu erhalten. Auch Mieter sollten bei strittigen Punkten zuerst mit dem Vermieter selbst sprechen, bevor sie andere um Rat fragen. Unstimmigkeiten lassen sich so am schnellsten und leichtesten aus der Welt räumen.

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